Vedoucí administrativy

Vedoucí administrativy řídí tým lidí, kteří drží firmě papírové a kancelářské zázemí — sekretářky, asistentky, recepci, podatelnu, fakturantky nebo spisovnu. Vaším úkolem je, aby administrativa šlapala: rozdělujete práci, hlídáte termíny a kvalitu, nastavujete postupy (co kam zakládat, kdo co schvaluje), řešíte docházku, zástupy a zaučování nováčků. K tomu obvykle správa kancelářských nákladů — objednávky vybavení, smlouvy s dodavateli služeb, jednání se správcem budovy.

Poměr činností: zhruba třetina času padne na vlastní administrativu a kontrolu (reporty, fakturace, korespondence), třetina na vedení lidí a třetina na hašení každodenních překvapení — od rozbité tiskárny po audit, který chce doklady tři roky zpátky. Jednáte se všemi ve firmě, od účtárny po ředitele, a právě to je na pozici náročné: administrativa je vidět, jen když se něco pokazí, a poděkování se nenosí. Baví naopak pořádek, který po sobě vidíte, a fakt, že o firmě víte dřív než kdo jiný skoro všechno.

Vstup vede nejčastěji zevnitř: šikovná asistentka nebo referentka po letech převezme tým. Obvyklá je maturita, často ekonomického směru, rozhoduje ale praxe, systematičnost a diplomacie. Kam pozice přesně sahá, si každý zaměstnavatel určuje sám — někde vedete dva lidi, jinde dvacet a celou budovu k tomu — základ ale odpovídá popisu výše.

Mad Men (USA 2007–2015, Christina Hendricks jako Joan Holloway) — šéfka sekretariátu reklamní agentury, která fakticky řídí celou kancelář a bez které by se firma sesypala za týden; přesnější portrét téhle role televize nenatočila.