Administrativní asistent

Odborný asistent v administrativě zajišťuje provozní a informační zázemí konkrétnímu vedoucímu nebo vedení firmy. Patří do skupiny Odborný pracovník v administrativě a správě organizace (heslo Administrativní referent). Ostatní ve skupině mají svěřenou věcnou agendu — hospodářskou správu, systém kvality a certifikace, ochranu údajů, správní úseky státu. Vaší agendou je člověk, respektive tým, kterému sloužíte.

Prakticky to znamená spravovat kalendář včetně priorit, filtrovat požadavky, chystat podklady na jednání, psát a rozesílat zápisy s termíny a odpovědnostmi, hlídat jejich plnění, organizovat cesty a vyúčtování, připravovat prezentace a hlídat oběh smluv. Proti sekretářce či asistentce (mají ve slovníku vlastní hesla) je rozdíl v samostatnosti: nepředáváte jen informace, ale rozhodujete, co se k šéfovi vůbec dostane, a leccos vyřídíte za něj. K tomu patří naprostá diskrétnost, protože se dostanete k číslům i personálním věcem, které ještě nikdo neví. Cení se jazyky a klid pod tlakem.

Každá firma si rozsah pravomocí nastaví jinak — tohle je ta obvyklá podoba.